Administración y administradores

¿Por qué son importantes los gerentes? Porque son los responsables de que las organizaciones alcancen sus objetivos. Los gerentes juegan un papel crucial al identificar problemas críticos, desarrollar soluciones creativas y asegurar que el trabajo se realice correctamente.

La productividad y lealtad de los empleados no depende principalmente de salarios o prestaciones, sino de la calidad de la relación entre empleados y sus supervisores directos. Un gerente es aquella persona que coordina y supervisa el trabajo de otros para lograr los objetivos de la organización.

Según su nivel jerárquico, los gerentes se clasifican en:

• Gerentes de primera línea: Supervisan empleados operativos (supervisores, gerentes de turno o departamento)
• Gerentes de nivel medio: Administran a gerentes de primera línea (gerentes regionales o de división)
• Gerentes de alto nivel: Toman decisiones estratégicas y establecen los objetivos generales (directores, presidentes)

💡 Un dato interesante es que no todas las organizaciones siguen una estructura piramidal tradicional. Las estructuras organizativas modernas pueden tener formas más planas o en red, adaptándose a las necesidades específicas del entorno actual.

¿Dónde trabajan los gerentes?

Los gerentes trabajan en organizaciones, que son conjuntos de personas constituidos deliberadamente para cumplir un propósito específico. Ya sea una universidad, una dependencia gubernamental o un equipo deportivo, todas comparten tres características esenciales:

1. Tienen un propósito definido expresando metas claras
2. Están formadas por personas que realizan el trabajo necesario
3. Desarrollan una estructura deliberada que establece el marco en que trabajan

¿Qué hacen los gerentes?

Los gerentes se encargan de administrar, lo que implica coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas para que se realicen de forma eficiente y eficaz.

El proceso administrativo se compone de cuatro funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. Estas funciones están orientadas a garantizar que las actividades laborales se ejecuten con:

• Eficacia: Elegir las metas correctas y cumplirlas, lograr los objetivos planteados
• Eficiencia: Obtener los mejores resultados con la menor cantidad de recursos posibles

Como señaló Peter Drucker: "Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo de forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar".

El desempeño gerencial mide la eficiencia y eficacia de un gerente al determinar o alcanzar objetivos, mientras que el desempeño organizacional evalúa estos mismos aspectos pero a nivel de toda la organización.

Funciones Administrativas

Estas funciones, inicialmente identificadas por Henry Fayol y luego reducidas a cuatro, son las actividades básicas que realizan todos los gerentes:

1. Planear: Determinar objetivos (qué queremos lograr) y la forma de alcanzarlos (cómo). Un plan debe contener ambos elementos para ser efectivo.

2. Organizar: Determinar tareas, responsables, agrupación de actividades y líneas de reporte. En esta función se define quién hace qué y cómo se estructuran las relaciones de autoridad.

3. Dirigir: Motivar, liderar y comunicarse con los empleados para que realicen las tareas necesarias. Esta función se enfoca en el trabajo con y a través de las personas.

4. Controlar: Supervisar las actividades para asegurarse de que se realizan conforme a los planes establecidos.

Aunque estas funciones no siempre siguen una secuencia rígida, todos los gerentes las desempeñan en diferentes grados y con distintos énfasis según su nivel jerárquico. La proporción de tiempo dedicado a cada función varía: los gerentes de alto nivel suelen dedicar más tiempo a la planeación, mientras los de primera línea se enfocan más en el control directo.

💡 Un gerente efectivo no solo domina estas cuatro funciones, sino que sabe cuándo enfatizar cada una según las circunstancias. La flexibilidad para ajustar el enfoque administrativo es clave en entornos dinámicos como los actuales.

Roles Administrativos

Henry Mintzberg, tras estudiar a gerentes en acción, concluyó que estos desempeñan diez roles específicos agrupados en tres categorías:

Roles Interpersonales

Se relacionan con las interacciones del gerente con personas dentro y fuera de la organización:

• Representante: Actúa como figura simbólica, realizando deberes ceremoniales y sociales
• Líder: Motiva, capacita y guía a subordinados
• Enlace: Mantiene redes externas de contactos que proporcionan información y favores

Roles Informativos

Involucran la recopilación, procesamiento y transmisión de información:

• Monitor: Busca y recibe información interna y externa para comprender a fondo la organización
• Difusor: Transmite información recibida a los miembros de la organización
• Portavoz: Comunica planes, políticas y resultados de la organización hacia el exterior

Roles Decisorios

Implican la toma de decisiones estratégicas y operativas:

• Emprendedor: Busca oportunidades e inicia proyectos de mejora
• Manejador de perturbaciones: Implementa acciones correctivas ante problemas inesperados
• Distribuidor de recursos: Asigna todos los recursos de la organización
• Negociador: Representa a la organización en negociaciones importantes

Según Mintzberg, "la administración tiene que ver con influir en la acción", contribuyendo a que las organizaciones lleven a cabo sus objetivos.

Los enfoques de funciones y roles son complementarios, aunque el de las funciones sigue siendo el más útil para conceptualizar el trabajo gerencial, ya que proporciona métodos claros para clasificar las actividades que desempeñan los gerentes.

Habilidades Gerenciales

Robert L. Katz propuso que los gerentes necesitan tres conjuntos fundamentales de habilidades:

1. Habilidades técnicas: Conocimientos y técnicas específicas necesarias para realizar competentemente las tareas laborales. Son especialmente importantes para gerentes de primera línea que supervisan a empleados que utilizan herramientas y técnicas específicas.

2. Habilidades humanas: Capacidad para trabajar bien con otras personas, tanto individualmente como en grupo. Los gerentes con estas habilidades consiguen lo mejor de sus subordinados, saben comunicarse, motivar y generar confianza.

3. Habilidades conceptuales: Capacidad para comprender la organización desde una perspectiva global, entender relaciones entre subunidades y visualizar cómo encaja la organización en su entorno. Son especialmente importantes para los gerentes de alto nivel.

La importancia relativa de estas habilidades varía según el nivel jerárquico. Las habilidades técnicas son más cruciales para gerentes de primera línea, mientras que las conceptuales lo son para los de alto nivel. Las habilidades humanas son igualmente importantes en todos los niveles.

Para administrar eficazmente en el entorno actual, los gerentes necesitan dominar competencias clave como:

• Administrar el capital humano
• Inspirar compromiso
• Manejar el cambio
• Facilitar contextos psicológicos y sociales del trabajo
• Emplear redes para cumplir propósitos
• Administrar procesos decisorios y estrategias

💡 En un mundo donde la tecnología evoluciona constantemente, las habilidades humanas están cobrando mayor relevancia, pues la capacidad de liderar, motivar y comunicar eficazmente se vuelve diferenciadora en el éxito gerencial.

¿Por qué estudiar administración?

La administración se caracteriza por su universalidad: es necesaria en todo tipo de organizaciones (lucrativas o no), de cualquier tamaño, en todos los niveles jerárquicos y áreas funcionales, y en cualquier lugar del mundo.

Otra razón es la realidad práctica: independientemente de tu posición, administrarás o serás administrado. Incluso si no aspiras a ocupar una posición gerencial, la comprensión de los principios administrativos te aportará valor.

Recompensas de ser administrador

• Crear un ambiente donde las personas trabajan a su máxima capacidad
• Pensar creativamente y usar la imaginación
• Ayudar a otros a encontrar propósito en su trabajo
• Apoyar, dirigir y proteger a subordinados
• Trabajar con personas diversas
• Recibir reconocimiento y estatus
• Influir en los resultados organizacionales
• Obtener compensaciones adecuadas

Desafíos de ser administrador

• Trabajar arduamente
• Enfrentar responsabilidades rutinarias
• Lidiar con personalidades diversas
• Trabajar con recursos limitados
• Motivar en situaciones de incertidumbre
• Integrar a empleados con diferentes ambiciones y experiencias
• Aceptar que el éxito depende del desempeño de otras personas

La capacidad de gestionar eficazmente estos desafíos es lo que distingue a los administradores exitosos. En un entorno laboral cada vez más complejo, las habilidades administrativas se vuelven cruciales para coordinar esfuerzos colectivos hacia objetivos comunes.

Las organizaciones como objeto de estudio

Las organizaciones son entidades formales o grupos humanos estables con reglas internas y características distintivas, que actúan en la sociedad con fines específicos y programas de objetivos para la acción. Son el objeto de estudio de la administración y ciencias administrativas.

Estas nacen para satisfacer alguna necesidad de la comunidad, contando con recursos (personas, materiales, información, energía) que transforman mediante actividades para alcanzar objetivos, siguiendo reglas que modelan su conducta y estructura.

Según Talcott Parsons, las organizaciones son unidades sociales deliberadamente construidas para alcanzar fines específicos. Esto implica:

• Unidad social: Agrupación de al menos dos personas
• Deliberadamente construida: Estructura ordenada de relaciones
• Fines específicos: Objetivos claros que incluyen atributo (de qué se trata), valor (cuánto), escala (parámetro) y horizonte temporal

Amitai Etzioni identifica como características principales:

1. División del trabajo: Asignación de diferentes funciones a distintas personas
2. División del poder: Jerarquía de autoridad formal con concentración del poder en niveles superiores
3. División de responsabilidades en comunicación: Cada nivel maneja determinada información
4. Centros de poder: Subgrupos que controlan los esfuerzos organizacionales
5. Sustitución del personal: Capacidad de reemplazar personas que no cumplen expectativas

💡 Las organizaciones trascienden la vida de sus miembros. Como señaló Max Weber, mientras que las personas pueden ser sustituidas, las organizaciones perduran, lo que les permite acumular conocimiento y experiencia a lo largo del tiempo.

Propiedades de las Organizaciones

Las organizaciones cumplen múltiples funciones en la sociedad:

• Generan empleo y crean riqueza
• Satisfacen y crean necesidades
• Transmiten tecnología y cultura
• Distribuyen recursos
• Generan poder en la sociedad
• Crean y transmiten información
• Crean símbolos, imágenes y prestigio
• Posibilitan alcanzar objetivos individuales y colectivos

Como señala James Stoner: "Las organizaciones son un elemento necesario de la civilización" porque nos permiten alcanzar objetivos difíciles o imposibles de lograr individualmente, preservan el conocimiento acumulado de generaciones anteriores, y proporcionan satisfacción personal y autorrealización.

Elementos de la organización

Las organizaciones requieren diversos recursos para funcionar:

1. Recursos Humanos: Son los elementos activos de máxima dignidad, incluyendo:

   • Personal en diferentes niveles operativos
   • Dueños, accionistas o socios
   • El tamaño organizacional suele medirse por el personal a tiempo completo

2. Recursos Materiales:

   • Materias primas
   • Inmuebles, edificios e instalaciones
   • Muebles, herramientas, vehículos, computadoras
   • Recursos financieros (dinero, acciones, bonos)

3. Recursos Naturales y Energéticos:

   • Tierra, agua, aire, luz solar
   • Energía en todas sus formas (eléctrica, hidráulica, solar, nuclear)

4. Ideas, Conocimiento e Información:

   • La información es el conocimiento utilizado para tomar decisiones
   • Los datos son antecedentes necesarios que, procesados adecuadamente, generan información valiosa

Recursos Organizacionales y Objetivos

5. Recursos Tecnológicos: La tecnología abarca mucho más que máquinas; incluye el conocimiento sobre cómo realizar tareas. La tecnología organizacional comprende técnicas de transformación de insumos en productos, mientras que las tecnologías administrativas incluyen métodos para planificar, organizar y tomar decisiones.

6. Nombre, Prestigio, Símbolos y Marcas: Estos recursos intangibles son cruciales para el posicionamiento de la organización en su entorno o mercado.

Fines, Objetivos y Metas Organizacionales

El fin representa el propósito último de la organización, enmarcando su razón de ser. Los fines contemplan dos aspectos: uno externo (supervivencia para lograr objetivos) y otro interno (lograr esos objetivos de manera eficiente y eficaz).

Los objetivos son expresiones concretas de resultados esperados. Estos:

• Sirven como punto de partida del proceso administrativo
• Guían las decisiones y orientan las actividades
• Indican lo que no puede hacerse (establecen límites)
• Deben definirse claramente y no especulativamente

Para ser efectivos, los objetivos deben contener cuatro componentes:

• Un atributo (qué se busca)
• Una escala de medida
• Una norma o umbral
• Un horizonte temporal

Las metas son subconjuntos de los objetivos, referidos a periodos menores y resultados más específicos. Siempre se desprenden de un objetivo operativo.

💡 La coordinación entre objetivos y metas requiere una jerarquía clara. Los objetivos principales están en el nivel superior, seguidos por objetivos departamentales y finalmente por aquellos vinculados directamente a las actividades. Esta estructura asegura que todos los esfuerzos apunten hacia una dirección común.

Clasificación de Objetivos

Los objetivos se pueden clasificar según diferentes criterios:

1. Según su alcance:

   • Político-estratégicos: Definidos por niveles superiores, se relacionan con la supervivencia y adaptación de la organización al entorno
   • Táctico-logísticos: Definidos por niveles intermedios, buscan garantizar la obtención y uso eficiente de recursos
   • Operativos: Enfocados en la ejecución de tareas específicas con eficiencia y eficacia

2. Según el período de logro:

   • A largo, mediano o corto plazo

3. Según el número de personas involucradas:

   • Individuales, grupales u organizacionales

Las Empresas

Las empresas son organizaciones dedicadas a los negocios que desarrollan actividades económicas usando recursos para producir bienes o prestar servicios, comercializándolos para satisfacer demandas de consumidores.

Características distintivas de las empresas:

• Surgen de ideas de emprendedores
• Requieren recursos para funcionar
• Producen/comercializan bienes o prestan servicios
• Tienen una rueda operativa básica (comprar, vender, cobrar, pagar)
• Persiguen una ganancia (característica clave)
• Actúan en mercados compitiendo con otras empresas
• Tienen administradores a cargo de su gestión

Actividades funcionales de las empresas:

• Operaciones que hacen avanzar el producto hacia el consumidor
• Gestión de recursos financieros
• Coordinación de personal operativo y administrativo
• Trabajo en equipo orientado a objetivos